電話応対/初めての電話の受け方

固定電話を触るのは何年振りですか？

友達や家族、お店の予約なんかも今ではウェブ経由で簡単にできるし、
もっぱらSNSやLINEが今の時代、コミュニケーションツールとして大活躍していますよね。
自宅に固定電話を設置していない家庭も珍しくありません。

そんな日常だったのに、自分の机の上に１台乗せられたビジネスフォン。
先輩たちは次々と教えてくれます。

「このボタンは保留で、このボタンを押すと転送できるよ。」
「保留を押したまま、内線番号を押すと指定した人に転送できるよ。」

もう、操作を覚えるだけで精いっぱいだと思います。

しかも、電話応対って早く実践で慣れさせようと詰め込むんです。。

初めて受ける電話はメモを取るどころではないかもしれません。
緊張しやすい人、自信がない人は、これからお話しするポイントを意識すれば最低限怒られないレベルの対応ができるので一緒にみていきましょう。

初めて受ける電話の準備（机の上に用意する３点）

• Ａ４用紙
• ペン
• 内線表（座席表）

まず、Ａ４用紙とペンですが
突然の電話に、机のスペースを開けたりと忙しくしているとメモが行方不明になることが多いです。
余裕をもって、大きな紙のどこにでも書けるようにA4用紙を準備しておくことをオススメします。
そして、全部聞き取るのは難しいので、聞き取れた分だけメモします。
社名は無理でも”名前”だけでもメモが取れたら充分です。

内線表（座席表）ですが、自分の会社の人の名前も覚えていない頃だと思うので、用意しておくと安心でしょう。できれば、読み仮名を振っておくのも◎突然の電話取次ぎで、読み方を間違えてしまわないように保険として。

隣の席の先輩にヘルプをお願いしておく

会社の先輩たちからすると、新入社員なんて学生と変わらないんです。
決して馬鹿にしている訳では決してありません。
何か問題が起きてしまっても、『新人がすみません、ちゃんと教育します。』と言ってくれるだけで大体がおさまります。
遠慮しないてどんどん頼りましょう。

とはいえ、他人に頼るって気が引けてしまいますよね。
私の新入社員での会社では「上司は倒れるまで使え」とよく教育されたました。
ここはサービス残業が月250時間の会社での経験なので言い過ぎかもしれませんが、
それだけ今が一番、自分に優しく成長できるときなのです。
ただ、その今を逃して苦手なままベテランになってしまうこともあります。

目の前に頼れそうな人がいるなら、自分を守るために、とことん頼って自分の成長の糧にしましょう。

＜初めての電話の受け方＞まとめ

はじめての電話では、うまくやろうとしなくていいんです。
噛むのもあたり前、
言葉が詰まるのもあたり前です。
失敗しないようにとビクビクしなくて大丈夫ですよ。
電話相手や社内の同僚に対して、誠実に対応したいという優しい思いでのぞんでほしいです。
安心材料として、紙とペンと内線表（座席表）を机にポンと置いておき
隣の席の方に、見守ってほしいと素直にお願いしてみてはいかがでしょうか。
少し、気持ちが軽くなると思いますよ。