電話応対/電話とメールどちらで伝える？8つの判断基準

ビジネスで、電話とメールどちらで伝えるべきか迷ったことはありませんか？

メールだけで済まして問題ないか？
または、この内容で電話してよいだろうか？と判断を迷ってしまうときがあります。

また、悩むのは電話の内容からだけではありません。
どんなとき、どんな人が悩むのかそれぞれにも特徴があります。

今回は、迷いの多い電話とメールの使い分けに悩む理由と、
悩む時間を減らすために、電話かメールか伝える手段の判断基準を整理してみました。
実際に、よくあるシーンごとに分けて整理しましたので一緒に見ていきましょう。

電話とメールを使い分けを悩む理由

相手の理解度、反応、感情と判断材料が多く即決できない

伝えたい内容により、耳で聞く、目で確認する、耳と目で確認する、どれが相手にとって最適なのかを判断して電話ｏｒメールの選択をする必要があります。
そのため伝えたい内容をどう伝えるか？を相手に配慮して決めることは、
毎回、即決断できることではありません。

電話が苦手などの自分要因

電話が苦手でメールばかり活用するというのは、電話で見えない相手から突然、答えを求められたり、言われるのが怖いという面があると思います。
ただ、メールに偏ってしまうのであれば、それに頼れる程度のテキスト上のコミュニケーション力が必要です。
このあたりの認識が足りていないと
、電話するべきところでやらなかった罪悪感なり、悩む原因になってしまいます。

突然の電話は迷惑

現代は、残業して体力を尽くすのが当たり前の時代から、定時までに仕事を終わらせる能力が問われています。そのため、日中は分刻みで仕事をこなしている人がほとんどです。
電話がはいると目の前の仕事が突然中断され一定時間が拘束されることで、作業効率が下がることは明らかです。そのため、できるだけ電話ではなくメールやチャットといった機能ですます方向に考える人が多くなりました。
こういった現代人ならではの配慮から、電話よりもメールに流れる傾向があります。
ですが、ケースバイケースで電話も活用するべき場面があるため、メールよりの考え方だと悩んでしまうことがあります。

電話とメールどちらで伝える？8つの判断基準

実際に、電話かメールかどちらを選択するべきかは臨機応変に対応していかなくてはなりません。
ただ、一定の目安があれば判断がしやすくなると思います。
ここからは様々なシーン別に合わせて電話とメールをどう選択するべきかお伝えします。

電話で伝える6つの基準 ＆ メールで伝える2つの基準

電話で伝える6つの判断基準と、メールで伝える2つの判断基準をご紹介します。

電話で伝える6つの判断基準

相手の反応（感情、理解度）が必要なとき

メールで感情までくみ取るのは難しいです。
相手の反応が悪いままプロジェクトを進めてしまうと途中で大きく意見が割れてしまい続行が難しくなります。そんなときは、相手の反応をみながら円滑に進めるよう反応を確かめるという手段としてメールではなく電話を活用します。

一言で答えられるもの

これまでのやり取りや、予定前の最終確認などの意思疎通の確認は電話で手短に終わられる方がメールより素早く解決します。

緊急なこと

リミットがある場合は確実にコンタクトを取らなくてはなりません。
メールはいつ確認されるかわからないため、避けたほうがよいでしょう。

メールを打つ余裕が無い場合

説明を文章にまとめるのにも時間がかかります。文章にまとめるのに、一定の時間の確保が必要ですぐに時間が取れない際は、情報が遅れて迷惑をかけないために、伝えるを優先に電話を活用します。

メールに残したくない話

まだ固まっていない話や、ニュアンスが伝わりにくいものはメールに残すことで要らない誤解を生むことがあります。不用意にメールには書かず口頭で意思疎通をはかります。

込み入った話

メールで何度もラリーが続くような意見交換や打ち合わせはお互いの効率が悪化するため避けたほうがよいです。電話もしくは直接会話して進めることを優先します。

メールで伝える2つの判断基準

履歴（エビデンス）を残す

• 情報展開
• 進捗状況
• 決定報告

特に、上記3つは必ず履歴を残すという目的でメールを優先します。

数字に関係する内容

数字に関する話は間違いが起こらないように目で見て何度も確認できるようにメールで伝えます。
相手がしっかり時間が取れるタイミングで、
十分に考える時間を渡すことが重要です。

注意したい人と、行動

世の中には、自分の考えや、環境（職場）、立場によって
電話かメールか、どちらかに偏って対応する人がいます。自分もどちらかに当てはまるかもしれません。
偏っているとどのような影響があるのか？
また、注意してほしい点をご説明します。

なんでも電話ですます人

メールを打つのが面倒で、すぐ電話して終わらせたい。
それは、限られた時間の中での行動ですから仕方がありません。

ですが、毎回電話だけで伝えられると受ける側もいい気はしません。
履歴も残らないし、他人の都合で仕事も中断しますし、
更に、言った言わないのトラブルにも繋がります。

また、中にはわざわざ言った言わないの空中戦を好んでやる人もいます。
（逆をいうと、電話ですましたい人からすると利点です）

受ける立場であるなら、話の内容を履歴に残す癖をつけると良いです。
例えば、『行き違いを防ぐため、簡単でいいのでメールをください。』
と伝えてみるなり、『先ほどの電話で下記内容を話しました。』と内容をメールで送っておくのもトラブル防止に役たちます。

なんでもメールですます人

簡潔なメールを作成できて、コミュニケーションが図れる人、間柄なら
メールですますのが一番効率的で間違いもおきず素晴らしい状況です。

ただ実際には、家族や友人のような親密さぐらいないと成立するのが難しいです。

ビジネスだと、相手との関係性が浅ければトラブルのもとになるため注意が必要です。

電話が面倒、避けたいという気持ちがある人であるなら
こういう危険があると知っておいてください。
できる限りメールで伝えて、最後に確認の電話だけするなどで
ストレスを抱えないように、最低限の電話にする工夫を取り入れると良いと思います。

＜電話とメールどちらで伝える？8つの判断基準＞　まとめ

ビジネスでは、伝えたい内容、状況によって電話とメールを使い分ける必要があります。
電話相手への配慮を考えると、適切なツールで伝える選択をしていきたいです。

電話かメールか。ツールの選択で迷う時間はもったいないので、
今回の判断基準を参考に、今後、効率よく仕事が進められると思います。

もし共感いただけたなら、ぜひ今からこの8つの判断基準を意識してみてくださいね。

最後まで読んでくださりありがとうございました。