緊張する人向けのメモの取り方
電話応対の時、早口や長い言葉でメモが追いつかず焦ったことはありませんか？
メモが取り切れずに相手に聞き返すとなると、
焦ってる上に申し訳なさまで感じて、自分が嫌になります。
ただでさえ、電話で緊張するのに
こういう経験の積み重ねで、ますます苦手意識を強くしてしまいます。
そこで、今回は緊張している時でもメモが取れるテクニックをご紹介します。
電話相手に迷惑をかけないのはもちろんですが、
何より自分を守るための優しいテクニックなので
共感いただけたものがあれば日々の生活に取り入れて貰えると嬉しいです。
～この記事で得られる情報について～
この記事を書いている筆者は、自分を追い込み人生３度のハゲ経験がある生きづらい性格と、HSP気質の持ち主です。
10年以上の会社勤めの中、OAスキル講師や新人教育をして得た実体験から
心に負担をかけない優しい解決策を贈ります。
電話応対/緊張する人がメモを取るための事前準備
電話が鳴ったら3コールで取りましょうというビジネスマナーがあります。
電話が鳴ってからメモ用紙やペンを引き出しから出したり準備している時間はないですよね。
まずは、メモを取る為の物理的な準備はしっかりしておきましょう。
事前に電話帳登録をしておく
ナンバーディスプレイに電話番号ではなく登録した会社名などが表示される機能です。
聞く前から、誰からの電話が分かれば無理にメモを聞かなくてもすみますよね。
もしも会社で番号登録をする文化がなければ
効率化の提案として上司に相談してみてはいかがでしょうか。
ディスプレイに社名が表示されれば、
担当者が明確なものは最初から担当者本人が対応できます。
これは社内外の大きな業務改善になります。
ビジネスフォンでの電話番号登録は、
ビジネスフォンの品番をいれてググると簡単にでてきますよ。
ビジネスフォンによってはデータを読み込んで一括登録できますので
予めそういった機能の有無を確かめてからの作業をオススメします。
電話メモのテクニックは、ズバリ！言葉を略す
速記という言葉を知っていますか？
早くメモを取る技術で、よく国会などで様々な答弁をメモを取る技術です。
ただの”ノ”に近い記号を使い、１筆で書けるような記号で言葉をメモします。
そんな高等技術を習得するのは難しいですが、
略し方や、書き順が少ない文字に置き換えるなどで
オリジナルの略し方を作ってみるのはいかがでしょうか？
例えば・・
■佐々木様 → ささき様 → さーキ ※繰り返す文字はーで繰り返したことにします。
■ＡＢＣコーポレーション → ABCコー ※社名によく使われる言葉もーで省略する。
■折り返し電話ください → CB ※コールバック（折り返し電話）の頭文字
■らりるれろ → ラリルレロ → ラりルレ○ ※かたかなと平仮名を混ぜて使う
＜電話応対/緊張する人のメモの取り方＞まとめ
緊張するのが止められない人は、メモを取るために事前の準備を欠かさないようにしましょう。
また、オリジナルの略語を活用してみるのも効果的です。
焦らず対応出来るようになると毎日の電話が少しは気が楽になると思います。
何か一つでも心の健康のため、少しでも助力になれたら嬉しいです。
最後まで読んでくださり有難うございます。
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